Wozu braucht man ein Prozessmanagement?

Prozessmanagement im Büro

In organisierten und erfolgreichen Unternehmen findet man in der Regel auch ein gutes Prozessmanagement. Doch wodurch zeichnet dieses sich aus und welche Hilfsmittel braucht man dafür? Schließlich soll man dadurch die Frage Wer macht was, wann, wie und womit? langfristig zu jedem Zeitpunkt beantworten können.

Ein Überblick über Prozesse und Qualität

Das Prozessmanagement leistet einen wesentlichen Beitrag zum Qualitätsmanagement. Jedem Mitarbeiter wird beispielsweise das eigene Aufgabenfeld zugeteilt, genau erläutert und möglichst einfach und in wenigen Schritten dargestellt. Der Zugriff auf Dokumente oder auch andere beliebige Org-Einheiten wird durch die richtige Software im Idealfall erheblich vereinfacht. Diese sollte auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein, dann kann der Workflow ohne Probleme und Verzögerungen fließen. Dadurch schaffen es Unternehmen leichter, die aktuellen Qualitätsmanagementnormen zu erfüllen. Erst dann kann man sich ein Zertifikat ausstellen lassen, das für viele nationale wie auch internationale Kunden mittlerweile eine Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit ist. Die EN ISO 9001 ist dabei die wichtigste und verbreitete Norm überhaupt.

Die Vorteile eines gelungenen Prozessmanagements

  • Effektivität: Das Produkt bzw. die Dienstleistung wird pünktlich zur richtigen vereinbarten Zeit fertiggestellt. Die Herstellung hat nur die vorgesehenen Ressourcen in Anspruch genommen.
  • Effizienz: Man erzielt ein optimales Ergebnis durch das exakte Maß an Material, Raum und Geld. Es wird automatisch produktiver gearbeitet.
  • Flexibilität: Ein gutes Prozessmanagement ermöglicht es dem Unternehmen, relativ spontan auf Kundenwünsche oder kurzfristige Veränderungen zu reagieren.
  • Schnelligkeit: Man kommt durch weniger Schritte und in weniger Zeit zum gewünschten Ergebnis.
  • Transparenz: Alle Arbeitsschritte werden durchsichtiger, sodass jeder sich schnell mit dem Prozedere vertraut machen kann.
  • Fortschritt: Durch die andauernde Überprüfung der Prozesse können kontinuierliche Verbesserungen erzielt werden, sodass die Qualität stetig steigt.